Modelo de carta de cobro amistosa

La mayoría de los profesionales de cuentas por cobrar apenas tienen tiempo para hacer todas las llamadas telefónicas necesarias y enviar cada correo electrónico, y mucho menos hacer una carta de cobro individualizada para cada paso del proceso de cobro. Sin embargo, hacer un seguimiento cada pocas semanas con una carta personalizada solicitando la acción de un cliente que no paga realmente ayuda a cobrar el pago a tiempo.

Dado que cada carta de cobro posterior debería cambiar en tono y consecuencias de la falta de pago, hemos creado plantillas de carta de cobro amistosa listas para usar. Lee a continuación para averiguar qué debe decir cada carta para cobrar el pago lo antes posible.

Estimado [nombre del cliente],

Gracias por tu reciente negocio. Esperamos una relación comercial continua.

Solo quería enviarle un recordatorio rápido sobre el número de factura __________ por ___________ que ahora está vencido. Si el pago aún no se ha enviado, envíe su pago hoy para mantener su cuenta actualizada.

Si tiene alguna pregunta o problema con respecto a esta factura, llámeme.

Gracias por su atención a este asunto.

Sinceramente,

[tu nombre]

Fecha
Nombre de contacto de la empresa
Dirección
Ciudad – Código postal

Estimado (nombre de contacto):

Solo un recordatorio amistoso de que tiene una factura vencida, con un saldo vencido de $ ______. Si tiene alguna pregunta sobre el monto adeudado, llámenos y estaremos encantados de analizarlo. Si ya ha enviado su pago, ignore este recordatorio.

Apreciamos su continuo negocio, y esperamos tener noticias suyas en breve.

Sinceramente,
Firma

Estimado  ,

En este momento aún no hemos recibido un pago en relación con  ni hemos recibido una respuesta a la carta enviada el . Sus cuentas ahora están  días vencidos  días vencidos y usted debe un total de  .

Como cliente valioso, nos gustaría ayudarlo a remitir el pago rápidamente para evitar cualquier acción que pueda dañar su calificación crediticia o los límites de crédito futuros con nuestra empresa. Si hay algún motivo por el que no puede pagar la totalidad, comuníquese conmigo al  y me complacerá hablar sobre la organización de un cronograma de pagos que sea mutuamente aceptable.

Póngase en contacto conmigo de inmediato si desea elaborar un calendario de pagos; de lo contrario, envíe su pago de  antes del . Podemos aceptar la información de su tarjeta de crédito por teléfono, a través de nuestro portal de pagos en línea, o he adjuntado un sobre con su dirección para su conveniencia si decide enviar un cheque por correo.

Gracias de antemano por su pronta respuesta a esta carta y por su continuo negocio.

Atentamente,

plantilla de carta de cobro amistoso

Fecha
Nombre de contacto de la empresa
Dirección
Ciudad – Código postal

Estimado ________ :

Este es un recordatorio de pago amigable, ya que su cuenta con nosotros ahora aparece como vencida.
Nos gustaría llamar su atención de inmediato sobre la (s) siguiente (s) factura (s):
Factura # Fecha de vencimiento

Le agradeceríamos mucho que nos hiciera saber el estado de este pago. No dude en llamarnos si tiene alguna pregunta sobre el saldo adeudado en su cuenta.
Como sabe, nuestras condiciones de pago son de 30 días a partir de la fecha de emisión de la factura y se aplica un cargo por demora del __% a su cuenta si el pago no se recibe dentro de los ___ días de la fecha de emisión.

Muchas gracias por su atención a este asunto y su continuo negocio.

Sinceramente,
Firma

[Ciudad], [día], [mes] y [año]

Estimado [nombre completo, nombre de la empresa si es una empresa],

Descubrimos que en nuestro sistema no hay registro del pago a plazos que se refiere a la compra [producto], por el monto de [monto a plazos], cuya fecha de vencimiento no se ha realizado [fecha de vencimiento].

Si ya realizó el pago, ignore este correo electrónico [o carta].

Para contactarnos, si tiene alguna pregunta o necesita hablar con nosotros, use la siguiente información: [información de contacto].

Sinceramente

[nombre]

[posición y sector]

Fecha
Nombre de contacto de la empresa
Dirección
Ciudad – Código postal

Querido señor ____________

Este es solo un recordatorio amistoso de que su cuenta está vencida. De acuerdo con nuestros registros, su saldo de $ ____________ está actualmente atrasado _______ días. Hemos enviado por correo electrónico una copia detallada de sus estados de cuenta. En caso de que no haya recibido estos mensajes y documentos, le proporcionamos un resumen de su cuenta a continuación.

  • Número de factura:
  • Fecha de factura:
  • Monto:
  • Fecha de vencimiento:
  • Días vencidos:

Le agradeceríamos mucho que nos hiciera saber el estado de este pago. Comuníquese con nosotros o envíe su pago de $ _______  a la siguiente dirección antes del ____________ si aún no lo ha hecho.

Si hay algún error o no puede pagar en este momento, comuníquese conmigo al ___________  para que podamos corregir cualquier error u organizar otro plan de pago. Gracias por su pronta respuesta a esta solicitud y por su continuo negocio.

Atentamente,
Firma

Como puedes ver, estas cartas están escritas con la intención de recibir un pago, pero no a expensas de la relación con el cliente. Las facturas se vencen por muchas razones, por lo que no querrás llegar a conclusiones y comenzar con una carta dura que pueda dañar la relación.

Si la factura continúa sin pagar, un cobrador debe intentar llamar nuevamente al cliente y se debe enviar una segunda carta de cobranza. La segunda carta aumentará la presión, pero debe seguir siendo profesional, un acto de equilibrio difícil.

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