La plantilla de solicitud de cotización puede ser utilizada por cualquier persona que necesite ponerse en contacto con un proveedor de productos o servicios y obtener información sobre disponibilidad, precios, condiciones, etc.
Normalmente, se redacta una carta de este tipo para recibir ofertas de varios proveedores, para poder compararlas y elegir la mejor.
Quiénes la realizan
Empresas, compañías, autónomos, trabajadores por cuenta propia, ciudadanos particulares: todos pueden necesitar pedir una cotización a un proveedor para la compra de un producto o la prestación de un servicio.
Por ejemplo, un particular que necesita hacer 100 invitaciones para su fiesta de cumpleaños puede enviar una solicitud de cotización a todas las imprentas de la zona para obtener diferentes propuestas y elegir entre ellas la más conveniente o la más atractiva.
Un autónomo puede solicitar una cotización para equipar eficazmente su oficina, poniéndose en contacto personalmente con los proveedores de productos de oficina.
El propietario de un hotel que necesita renovar la ropa blanca de 50 habitaciones puede solicitar una cotización a las mejores fábricas de algodón mediante una petición formal, para evaluar con calma las propuestas de los proveedores, negro sobre blanco.
Cómo rellenar el formulario de solicitud de cotización
En la carta de solicitud de cotización, disponible aquí en dos versiones diferentes, es necesario introducir los datos del remitente y los del destinatario, es decir, la empresa que suministra el producto/servicio.
El asunto de la comunicación dice «solicitud de cotización» o «solicitud de oferta para la compra de …», en este último caso es necesario especificar en el cuerpo del texto qué producto/servicio pretende adquirir.
Tanto si se trata de un servicio como de un producto, trate siempre de proporcionar la mayor cantidad de información posible. Cuanto más aporte al proveedor, más detallado y preciso será la cotización.
Así, si se trata de pintar la casa, conviene especificar, entre otras cosas, la ubicación del inmueble, su distribución, los metros cuadrados, etc. Si, por el contrario, se trata de comprar sartenes para carne, especifique el número de piezas, las características del producto, el código que puede estar presente en los catálogos, etc.
También puede pedir al proveedor que le facilite detalles sobre la concesión de posibles descuentos, las condiciones de pago practicadas, el modo de entrega y los costes correspondientes, etc.
La frase de abandono ya está incluida en el texto de la carta de solicitud de cotización, por lo que solo tiene que indicar la fecha de redacción y firmar el documento. La misma puede ser enviada como archivo adjunto al correo electrónico o enviada por correo ordinario.
Estructura y elementos:
- El encabezado.
- El asunto.
- El cuerpo.
- El cierre y complementos.
Cómo enviar la plantilla de solicitud de cotización
Normalmente, estas comunicaciones no se envían por correo certificado, sino por fax, correo electrónico o, como máximo, por correo electrónico certificado.
En algunos casos, la elección también puede estar condicionada por las modalidades concedidas por el proveedor, que incluso puede poner a disposición un formulario especial en su página web oficial.
Ejemplo 1
ASUNTO: Solicitud de cotización-licitación para encargar el servicio de decoración con iluminación navideña. La Administración Municipal, con motivo de las próximas fiestas navideñas, pretende decorar el centro de la ciudad con luces navideñas. La decoración debe estar garantizada desde el 05/12/2022 hasta el 06/01/2022. Solicitamos a su empresa, si está interesada, que presente la mejor oferta estimada, incluyendo el IVA, para los siguientes suministros: periodo de iluminación. Ciudad ____________________ Sector de actividades de producción _______________________________________________________________________________________________________________________ Correo electrónico ___________ Código postal _____________ Código fiscal y número de IVA ______________ Una vez completado este procedimiento y levantada acta de todas las operaciones, el comité de licitación se reunirá en sesión reservada para otorgar puntos a la oferta técnica presentada. El Director de Servicio Firma ________________
Ejemplo 2
Fecha_____ Ciudad_____ Nombre del destinatario o empresa_________ ASUNTO: Solicitud de cotización para suministros y/o servicios Por la presente solicitamos -a vuelta de correo- que su empresa nos envíe una estimación del coste del material o del servicio indicado a continuación, acompañada de una descripción técnica y, si es posible, folletos ilustrativos: NO. CANTIDAD DESCRIPCIÓN La adjudicación se hará sobre la base de la oferta económicamente más ventajosa. Las cotizaciones solicitadas deben llegar a esta Oficina antes de _______ de_____en un sobre CERRADO con el nombre de la empresa y las palabras «CONTIENE UNA ESTIMACIÓN PARA _______________________________________». Las ofertas recibidas, por cualquier motivo, después del plazo establecido se considerarán nulas. La elección de la cotización será válida incluso en el caso de un único competidor y la adjudicación se realizará por esta Institución sobre la base de los resultados de la propia licitación. La oferta debe indicar los precios individuales sin descuento, el IVA, el coste global, plazo de la garantía, la posible validez de la oferta y las condiciones para un posible contrato de servicio después de la expiración del período de garantía. Cuando envíe ofertas, no utilice el FAX. La mercancía debe devolverse gratuitamente a nuestro instituto, los gastos de embalaje, transporte, envío y la instalación y las pruebas, si las hay, están siempre INCLUIDAS EN EL PRECIO. El pago se realizará en el plazo de _______ días tras la aceptación del suministro mediante transferencia bancaria, transferencia bancaria o abono en la cuenta corriente postal. Nombre y apellido ___________ Cargo_______________________
ARTÍCULO
Ejemplo 3
Cotización de e-Shop
Fecha_____________ Ejemplo de carta solicitud de cotización: Nombre: ______________ Ciudad_________________________ Asunto: Solicitud de Cotización. Quien suscribe ________________, que, por medio de la presente, me comunico con ustedes, para saber si existe algún plan o paquete de servicio para “e-shops” (tienda por Internet) y el costo aproximado, por el envío de paquetes, que se enviarían en forma constante. Los paquetes pueden variar en tamaño y peso, pero ninguno pasa de los 8 kilos., se contaría con un catálogo de productos, y el pago del servicio se incluiría en el pago del producto. Sin más, por el momento, me despido, no sin asegurarles mi preferencia hacia su empresa. Me despido cordialmente. Ate. _______________
Ejemplo 4
Cotización de renta de espacio para evento
Nombre_____ Cargo________ Sra. _______________ Ciudad de México ________________ Fecha_____________ Asunto: renta de auditorio para _____________________ Por medio de la presente y, en representación de la coordinación ________________________, me dirijo a ustedes para solicitarles de la manera más atenta, puedan hacerme llegar la cotización necesaria para la renta _____________que su organización se encarga de administrar. A continuación, indico los pormenores del evento y lo que requerimos de su empresa: Fecha: _____________________. Participantes_________________ Esperando recibir pronto la mejor cotización que les sea posible proponernos, me despido enviando un saludo cordial. __________________ Firma.
Dirección___________
Cargo_______________
Horarios del evento: __________________________
Servicios requeridos: ___________________________
Ejemplo 5
Cotización para pedir habitaciones y servicio de alimentos
Lic. _______ Lic. _______________ Fecha __________________ Asunto: renta de autobús para _____________________. Por medio de la presente, le saludo cordialmente para solicitarle una cotización concerniente ___________________________. Estamos interesados en conocer los servicios ______________________. Le solicito, por tanto, me haga llegar la cotización. Los pormenores son: Fechas: _______________________ Quedo al pendiente de su amable respuesta, deseando poder obtener la mejor cotización. Saludos cordiales, _____________________________ Firma
Localidad ___________
Ciudad_________
Empresa ______________
Dirección ___________
Ciudad _________________
Número de personas: ______________________
Ejemplo 6
Solicitud de corrección
Lic. _______ Lic. _______________ Fecha __________________ Asunto: corrección de _______________ Por medio de la presente, en representación de _______________, me dirijo a usted para pedirle que me haga llegar una cotización para la corrección de _______________. Este material es ______________________________________________ Se aspira tenerlo para tal fin _____________________. Quedo en espera de la mejor oferta que usted pueda hacerme. Saludos cordiales, ___________________________ Firma.
Localidad ___________
Ciudad_________
Empresa ______________
Dirección ___________
Ciudad _________________
Ejemplo 6
Respuesta de cotización
Nombre _______________ Estimado cliente, tenemos el agrado de contestar la solicitud realizada el 19 de julio. Siguientemente le presentamos presupuesto actual de los productos solicitados. Precios vigentes hasta el día _______. Se realiza entrega en su domicilio sin costo extra. Lo esperamos e cualquiera de nuestras sucursales. Agradecemos su confianza. Nombre de la empresa ______________ ____________________
Vendedor
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1 comentario en «En qué casos presentar la carta de solicitud de cotización»