Al referirse a una carta de confidencialidad, se indica que es un documento que se redacta en forma de convención. Este se utiliza para poder tener una defensa, ante posibles amenazas que vengan de la otra parte.
Además, sirve para blindar a las empresas u otros entes, ante el robo de información o espionaje. Sirve este documento para proteger a la compañía de una irregularidad o hurto de información, por parte de algún trabajador o empleado. Para suministrarla a competidores directos.
A continuación te mostramos plantilla de carta de confidencialidad.
En qué ocasiones se usa la carta de confidencialidad
Se utiliza para tener una máxima seguridad. En cuanto a la protección de información de cualquier fórmula, preparación industrial, cuenta bancaria, entre otros. Y además, para resguardarse ante cualquier tipo de intimidación. Una vez que se redacte y firme el documento de confidencialidad, quedaran protegidos:
- Trabajadores o Empleados.
- Empresas.
- Clientes.
Estos quedan blindados ante:
Confiabilidad de datos
Es importante resguardar los datos confidenciales. Por ejemplo, a un empleado bancario, no le es permitido dar información. En cuanto al monto o ahorro que poseen los clientes en dicha institución.
Un director de una empresa que posea la información de futuros movimientos. No debe revelarlos a ninguna persona, para evitar correr el riesgo y la influencia en las cotizaciones en bolsa y sus variaciones.
Término de un contrato laboral
En muchos casos ocurre que un trabajador al ser despedido injustamente. Se lleve toda la información y proyectos a una empresa competidora. Donde le dan una oportunidad y un contrato amplio, a cambio de revelar lo que sabe.
La mayoría de las empresas, para resguardarse de este tipo de acciones. Deben poseer una carta de confidencialidad para evitar que los empleados beneficien a otras partes.
Visitas a otras empresas
Para evitar conflictos y mantener control sobre la información esencial de la empresa, se obliga a las personas que entran a la empresa a firmar una carta de confidencialidad.
Disposición de los aspectos que debe llevar la carta de confidencialidad
La redacción de una carta de confidencialidad, se basa en dos estructuras. Estas deben estar siempre diferenciadas de manera clara:
Las consideraciones
En estas se debe colocar las identificaciones personales del empleado o el trabajador. Como sus datos personales, sus funciones, modo de trabajo y horario. Así, como su salario y vacaciones, además, de los aspectos legales que deriven de su contratación.
Las cláusulas
Las utiliza la empresa interesada, en que el trabajador mantenga el silencio con las especificaciones claramente definidas. Todo aquello que puede o no, revelar el trabajador. De igual manera se deben redactar las posibles sanciones y los plazos de duración de la confidencialidad.
Otros elementos de la carta de confidencialidad
Como en la mayoría de cartas de manera formal, se deben colocar varios elementos. En el orden que la lectura de la misma sea amena. Entre ellos, se encuentran los siguientes:
Membrete
Es común comenzar la carta con el membrete. Es el logotipo, nombre o diseño impreso de una compañía. Este da vida al documento. Debajo de dicho membrete, se debe colocar la fecha y la ciudad donde se redacta.
Por otra parte, datos de contacto, para recibir una respuesta.
El destinatario
Es el nombre a quien va dirigida la misiva.
Saludo de inicio
Es un formalismo presente en la mayoría de las cartas, muchas veces se coloca un simple: Estimados señores.
Cuerpo o desarrollo de la carta
Es necesario que se coloquen una serie de consideraciones o clausulas, que comprometan a la persona contratada, a no dar información y a su fiel cumplimiento. Y garanticen la confidencialidad de la información entre las partes, entidades y o las empresas.
Despedida
De nuevo aparece el formalismo, en el que una simple frase es más que suficiente, como por ejemplo, atentamente, se despide, además del nombre y la firma de la persona que escribe la carta o documento.
Plantilla de carta de confidencialidad
A continuación presentamos tres plantillas de carta de confidencialidad:
Plantilla 1
Madrid, 6 de Marzo de 1998. José Manuel Martínez Roa Auditor de empresas Calle principal Los Olmos 324321 Barcelona Por medio de la presenta carta, yo don José Manuel Martínez Roa, mayor de edad y con plenas facultades mentales. Me comprometo a nunca divulgar ni a utilizar de manera personal, la información empresarial que obtenga mediante mi empleo en EMPRESA S.A. No le suministraré de manera escrita o verbal a otra persona o empresa. Información que pueda perjudicar los intereses de EMPRESA S.A. Además, no daré dato alguno sobre el sistema de riego, ni del modo de abonar la tierra. Ni daré ningún testimonio o referencia del sistema de almacenaje o de transporte. Mi trabajo como auditor se centrará en determinar, si los productos y las herramientas de EMPRESA S.A. se utilizan de manera ecológica. Si no afectan el medio ambiente, todo esto de manera mutua, con la legislación de los diferentes acuerdos nacionales. Quedo en sus manos, ante alguna queja o demanda por el compromiso o responsabilidad ante los daños y perjuicios que pueda causar a la empresa. Así, como aquellas sanciones estipuladas en las cláusulas de acuerdo a la ley. La vigencia de este acuerdo de confidencialidad es incierto. Hasta tanto, la empresa interesada lo de por culminado, o que se produzca la disolución de la misma. Atentamente, José Ramón López. Gerente general.
Plantilla 2
22 de Marzo de 1999 Compañía Textil Barcelona Calle los granados N° 3344 Teléfono 32453674 Por medio de la presente, yo José Ramón López, con el número de identidad 3456789, mayor de edad y en plenas facultades físicas y mentales. Me obligo a no hacer uso para mi conveniencia de ningún tipo de información, que obtenga durante el desempeño de mis labores y funciones en Compañía Textil Barcelona. Por otra parte, debo aclarar que en mi compromiso con la empresa, se extiende la responsabilidad de no dar detalles, ni datos. Sobre los distintos procesos aplicados en la compañía, ya sea de forma escrita o información verbal. Quedo comprometido con la empresa a: -Dejar en resguardo y no dar ningún dato sobre el trabajo en textil. -Evitar en todo momento, dar detalles sobre los proyectos que se llevan a cabo en la actualidad. Y los que se tienen pautados para el futuro. -No revelar datos de los clientes que posee la compañía. Sin más, me despido de manera amistosa José Ramón López. Firma. Número de contacto.
Plantilla 3
Lugar y fecha. De una parte Luis Mejías Ramos, de nacionalidad Venezolano, de ocupación Abogado y cedula de identificación 125467, con domicilio en la segunda avenida con calle 11, actuando en su nombre y representación, y de ahora en adelante llamado como el DIVULGADOR o la PARTE DIVULGADORA. Y por otra parte Delia Josefina Velásquez de nacionalidad venezolana de ocupación Administradora y cédula de identificación 56578690, con domicilio calle salvador Nº556, con actuación en su propio nombre y representación de ahora en adelante llamada como RECEPTOR o la PARTE RECEPTORA, y en adelante ambas partes denominadas las partes. Manifiestan lo siguiente: Las PARTES evaluarán la posibilidad de suscribir un acuerdo futuro o un contrato entre ambos, todo conforme a lo señalado en la segunda cláusula de este acuerdo. La PARTE DIVULGADORA posee información de manera confidencial que podrá ser comunicada a la PARTE RECEPTORA. La PARTE RECEPTORA entiende que dicha información confidencial que conoce a la PARTE DIVULGADORA que estará sujeta a lo establecido en el acuerdo presente. El presente contrato será regulado por las leyes de la Republica de Venezuela. Sin más, Firma de las dos partes involucradas.
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