Las cartas llamadas de conciliación, o lo que es lo mismo, cartas conciliatorias, son como su nombre lo indica. Cartas que se redactan para pedir disculpa por un error, evitar un problema o presentar respuesta a un reclamo.
Son usadas en diferentes lugares. Las hay de tipo diplomáticas, utilizada para pedir disculpas por algo que haya manifestado un funcionario o institución y que otro país lo interprete como una ofensa.
Otro tipo, son usadas para llegar a un acuerdo o aclaratoria de una diferencia, logrando establecer los puntos para lograr una solución o lograr un acercamiento. Por lo general, después de un nuevo gobierno en un país o cambios de orden político. A continuación te mostraremos tres ejemplos de cartas de conciliación.
Tipos de cartas de conciliación
Con respecto a instituciones y empresas, las cartas de conciliación se redactan a manera de reclamo, para pedir disculpas por un mal servicio o por productos defectuosos.
Este tipo de cartas también se emplean cuando se desarrolla un conflicto entre dos personas, y que antes de seguir un proceso jurídico ante las autoridades. Firman esta carta en la que se establecen condiciones dentro de las cuales se cumplirán o asumirán sus responsabilidades u obligaciones.
Cómo deben redactarse las cartas de conciliación
Las cartas conciliatorias se redactan en un tono cortés y de manera diplomática, haciendo que la conciliación llegue a la persona que se desea pedir disculpas. Lo ideal es hacerlo de una manera reivindicativa y evitar frases o palabras de reproche o de señalamientos.
Debe ofrecer explicaciones y de manera concisa, indicar las condiciones para resolver el conflicto, así como ofrecer las garantías para llegar a la mejor solución.
Qué se debe considerar para redactar cartas de conciliación
No es posible arreglar un problema de manera inmediata, si la acción no comienza una vez se haya producido. Si no se hace el reclamo al instante, en este caso, la parte afectada lo puede tomar como una falta de interés, o una falta de voluntad para querer llegar a una solución del problema.
Igualmente, el tiempo de respuesta debe ser lo más efímero posible. Se tiene que dejar a un lado todas las emociones negativas y ofrecer a la parte afectada, las disculpas que se merece.
No es relevante quien o no tenga la razón, lo básico es alcanzar una solución favorable para ambos. La conciliación depende de un trato cordial y de respeto, con una alta dosis de diplomacia.
Es necesario evitar las palabras que generen el doble sentido o reproches. Y se debe evitar culpar a la otra persona de manera indirecta. De nada sirve pedir disculpas, si la persona va a seguir con reproches y evadir sus responsabilidades.
Ejemplo 1
Fecha Nombre de la empresa Dirección de la empresa Nombre del destinatario Estimado señor, muy buenos días, lamentamos profundamente los problemas que ha presentado su lavadora modelo súper 003422. Mediante la presente nos hacemos responsables por la venta de ese artefacto, la cual como usted indica presenta un defecto de fabricación. De más está decirle que esta situación ya fue notificada al fabricante. Le invitamos muy cordialmente a pasar por nuestra sucursal o cadena de tiendas más cercana a su hogar, para que le sea entregado un nuevo equipo o cualquier otro electrodoméstico que cumpla con sus intereses y necesidades. Todo esto sin costo alguno para usted. De manera adicional, le será renovada la garantía de servicio por espacio de un año, en caso de presentar nuevamente algún desperfecto con cualquiera de nuestros artefactos. Le reiteramos la invitación a pasar por la sucursal de su agrado. Atentamente, Gerente de ventas. Carta de conciliación de una empresa de electrodomésticos
Ejemplo 2
Acta de conciliación N° En la Ciudad de______________ en fecha________ se reunieron el señor_________ identificado con la CC N°__________ con domicilio en____________ y la Señora____________ identificada con la CC N°____________ con domicilio en____________ con el fin de tener una audiencia de conciliación, presidida por el Señor____________, quien tiene la potestad de conciliador, con la CC N°___________ y con tarjeta de profesión asignada con el N°_____________, quien da apertura de la presente audiencia, y en cuenta de los siguientes hechos: Entre los señores nombrados existió una unión matrimonial de hecho y no reconocida de manera judicial desde la fecha__________ hasta la fecha_____________. De esa unión nacieron los siguientes hijos______________ y ___________, quienes fueron reconocidos legalmente por el señor antes nombrado. Y como consta en las copias de los registros civiles de nacimiento de fecha___________ y ___________, copias que se anexan a la presente acta. Desde la fecha____________ el señor____________ abandono el hogar y por consiguiente las obligaciones que tenía para con sus dos hijos menores. Dicho señor, en condición de padre de los menores, entregaba la siguiente cantidad a la madre de los pequeños ____________por concepto de alimentación, educación y recreación. Desde la fecha___________ el señor no cumple con dichas obligaciones. En este sentido, la señora__________________ como representante de los niños, desea llegar a un acuerdo conciliatorio con el padre de los niños. Para lograr fijar una cuota para que cumpla con sus obligaciones y responsabilidades ante sus hijos. Estando de acuerdo y presente las partes, y luego de leer los anteriores hechos, de manera voluntaria y sin ningún tipo de presión ni coacción de personas, aceptaron tales hechos. Acto seguido, el señor conciliador, paso a explicar los objetivos de la audiencia y el modo de intervención de cada una de las partes, los pros y contras de este proceso. Y realizo la invitación de las personas a exponer de forma sencilla sus puntos de vista, y las propuestas que pudieran suscitarse. Se le cedió la palabra al señor______________ y a la señora_________________ para que manifestaran y dieran su resumen de opinión, derechos y las peticiones. Se discutieron y aprobaron las fórmulas de arreglo planteadas sobre las propuestas de cada uno y se llegó a los siguientes acuerdos: El señor __________ se comprometió a cumplir mensualmente con los gastos para la manutención y gastos generados por sus hijos Conforme firman esta carta de conciliación. Carta de conciliación familiar
Ejemplo 3
Fecha Nombre del afectado Dirección Muy estimado señor_____________________ Sirva la presente para comunicarnos con usted e informarle que el paquete de su pertenencia ha sido devuelto de inmediato. Así, como un reembolso de dinero a través de su tarjeta de crédito. Le pedimos disculpas por todos los inconvenientes causados. Y por el incidente a su paquete, el cual quedó en mal estado. Le agradecemos, reciba un nuevo producto en condiciones óptimas y sin costo alguno. Se le enviará directamente a su residencia. Pedimos disculpas por el error cometido y esperamos que esta situación no vuelva a ocurrir. Adicionalmente, su próxima compra con nosotros tendrá un descuento del 30%. Agradecemos su comprensión, Atentamente Firma. Carta de conciliación de empresa de envíos
