Por lo general, las cartas al ayuntamiento se escriben mayormente con el fin de establecer una situación y, al mismo tiempo, ejercer un reclamo o solicitud para encontrar una solución a la misma.
Sin embargo, en algunas ocasiones pueden tener como finalidad agradecer por una respuesta o servicio recibido, o bien, acudir a la aprobación del alcalde o instituciones pertinentes para un trámite en específico.
En cualquiera de los casos es fundamental conocer cuáles son los pasos para redactar este tipo de documentos de manera correcta, así como las partes que el mismo deben contener. La razón de esto es que existen líneas de protocolo establecidas, que deben seguirse a fin de facilitar los trámites y que estos conserven la seriedad y formalidad que corresponde.
En las cartas dirigidas al ayuntamiento podemos solicitar asuntos referentes a nuestra comunidad, como la ubicación de los contenedores de basura, la reparación de las calles o agregar señalizaciones que consideremos necesarias. También se utilizan para trámites más personales, como la obtención de permisos para la apertura de locales o negocios, la tenencia de animales peligrosos o cualquier temática que ataña a nuestra ciudad o municipio.
¿Cuáles son los pasos para redactar una carta al ayuntamiento?
Los pasos para redactar correctamente una carta al ayuntamiento no son otros que las mismas partes de dicho documento, colocadas en el orden correspondiente. Es muy importante que cada información aparezca de forma clara, con todos los datos requeridos. Comenzaremos con el encabezado.
Membrete o membresía
El membrete o membresía se refiere a los datos de contacto, los cuales son fundamentales para que las autoridades competentes puedan contactarnos cuando se requiera, especialmente si esperamos una respuesta, que es lo más usual.
Los datos reflejados allí son el nombre y los apellidos del remitente, la dirección de oficina o casa, el número de teléfono y el correo electrónico. Si no se tiene una dirección de correo, es recomendable abrir uno para este tipo de trámites.
Esta información se coloca en la esquina superior de la carta, puede ser del lado derecho o izquierdo, pero tomando en cuenta que la siguiente parte irá del lado opuesto.
Destinatario
El destinatario es la dirección o detalles de la persona a quien va dirigida nuestra carta. En caso de conocer el nombre y el apellido de este, se colocan allí, junto con el resto de la información. Si no sabemos a quién iría destinada la esquela, entonces hacemos una mención más general, como por ejemplo, la secretaría del alcalde, el ayuntamiento o el mismo alcalde.
Como mencionamos anteriormente, se colocan a continuación del membrete, pero del lado opuesto de la hoja. Esto nos ayuda a separar visualmente los datos y acceder a ellos de manera más rápida y eficiente.
Fecha
La fecha es uno de los datos más importantes de nuestra carta. Debe estar reflejada de manera muy clara y seguida del destinatario. Esta información nos permite darle un seguimiento adecuado a nuestra solicitud y nos servirá también en caso de tener que hacer reclamos o presentar pruebas en disputas legales.
El título
El título hace nuevamente alusión a la persona a quien va dirigida la carta. En este caso, es una mención más directa en la que agregamos, por ejemplo, un “excelentísimo Señor” antes de la palabra alcalde y el nombre.
Esta parte de la carta al ayuntamiento es la que abre el contenido de la misma y siempre se coloca del lado izquierdo, de acuerdo a nuestra perspectiva visual.
Partes de la carta al ayuntamiento, el contenido
Continuando con los pasos o partes de la carta al ayuntamiento, hemos llegado al contenido o cuerpo de la misma. Es aquí donde expresaremos nuestras intenciones o preocupaciones y lo que esperamos de las autoridades.
También en este espacio es necesario llevar un orden y seguir los lineamientos protocolares preestablecidos.
Introducción
La introducción se trata de unas pocas líneas volviendo a introducir los datos de quien remite la carta. Es de suma importancia recalcar que se trata de un residente del municipio o ciudad, para lo cual es necesario agregar el DNI, destacando además que se cuenta con la mayoría de edad y se está en pleno uso de facultades.
Exposición
En la exposición finalmente se tocará el tema o motivo de esta carta al ayuntamiento. Una buena fórmula para destacar este paso es comenzar con la palabra “EXPONGO” en mayúsculas sostenidas y negrita.
Esto captará la atención del lector, que se centrará en lo que más nos interesa. Allí se enumerarán, de forma clara, concreta y precisa, los datos o hechos que queremos dar a conocer. Solo se extenderá la información con los detalles que sean solicitados posteriormente por el destinatario.
Aplicación
La aplicación es la intensión o propósito de la carta. Es decir, lo que se espera obtener luego de lo antes expuesto. Puede iniciarse este párrafo con la palabra “SOLICITO” en letras mayúsculas sostenidas y negritas, con la misma intencionalidad que el paso anterior.
Es aquí donde pedimos directamente a las autoridades el permiso, la reparación, señalización o cualquier acción que les competa y responsa a lo antes expuesto.
Partes de la carta al ayuntamiento, despedida y cierre
Una vez que hemos concluido con el contenido, hay que saber cómo cerrar la carta de la manera adecuada. No olvidemos que estas formalidades son las que cuidan que nuestra esquela tenga la imagen de seriedad que requerimos.
Reconocimiento
El reconocimiento es un paso formal y protocolar altamente recomendable. Se trata del agradecimiento por atender a nuestras solicitudes y prestarles el debido tiempo y atención, además de las futuras acciones que esperamos prontamente.
Se expresan los deseos de una pronta respuesta y se abren las posibilidades a una comunicación asertiva y positiva.
La despedida
Existen muchas frases pre sugeridas para cerrar o despedir la carta. Muchas de estas tienen ciertas categorías y son más recomendables para aplicar a estos documentos más formales.
Por ejemplo, “Un saludo cordial”, es una muy buena forma de despedir una carta al ayuntamiento.
Empresa
La empresa se refiere a la firma con la que usualmente se culminan todas las cartas. En vista de que nos interesa que se sepa quien está dirigiendo el documento, se deja un espacio para la rúbrica y bajo este el nombre y apellido del firmante, acompañado de la palabra “firmado” o la abreviatura “Fdo.”
Si quien dirige la carta al ayuntamiento se dirige en nombre de una empresa o compañía, es recomendable colocar bajo el nombre el cargo que ostenta dentro de la misma.
Modelos de cartas al ayuntamiento
A continuación, y a fin de complementar las explicaciones que hemos dado, los dejaremos con algunos ejemplos de cartas al ayuntamiento. En el primero de los agregados encontraremos un esquema donde se deben llenar los espacios sugeridos. A continuación de estos, hallaremos algunas muestras ya con el contenido completo.
Ejemplo 1, Esquema
[Nombre y apellido del solicitante] [Dirección] [Medios de contacto] [Oficina a la que va dirigida la carta] [Dirección] [Lugar y fecha] Sr. [Nombre y apellido del destinatario] Reciba un cordial saludo. Yo [Nombre y apellido del solicitante] portador del número de identidad [Número de identidad], mayor de edad, residente de la localidad y en pleno uso de mis facultades mentales, me dirijo a usted con la finalidad de informarle sobre la situación que se presenta en [Lugar del suceso] Desde hace [Tiempo en el que se presenta la situación] este lugar se ha plagado de personas sin hogar y constantemente hay peleas, además del consumo de sustancias ilegales. Cerca de este sitio se encuentran colegios, hospitales y lugares residenciales, lo cual representa un peligro inminente para los ciudadanos de la localidad.
Ejemplo 2, propuesta
Manuel Pérez Ortiz C/ Benavides 34 Villaconejos 28360 Tel: 00-123456 Secretaría del alcalde nº 2 C/ Mira tajo 22 En Madrid, a 12 de marzo de 2019 Excmo. Sr. Don Agustín Caballero: Yo don Manuel Pérez Ortiz, con DNI: 40387484-F, vecino de esta localidad, y mayor de edad y con el perfecto uso de razón que me corresponde EXPONGO: Que junto a mi domicilio en la calle Benavides 34, existe un solar abandonado, que antaño perteneció a unos de los vecinos, hoy fallecido sin herederos, y que se ha convertido en un vertedero ilegal. La cercanía con el colegio, hace de este vertedero un lugar peligroso, ya que existe cantidad de cristales rotos, y aparatos electrónicos oxidados que pueden considerarse como una amenaza para los niños. Por todo lo cual SOLICITO: En mi nombre y en nombre de las personas a las que represento (Véase adjunta lista de firmas recogidas de vecinos y profesores) que lo antes posible se comiencen las obras de limpieza del solar. O en su defecto, el vallado correspondiente para impedir, tanto, el acceso por parte de los niños del colegio, como por parte de las personas que acuden a arrojar sus basuras. Agradezco de antemano su tiempo y espero que podamos llegar a una pronta solución. Un saludo cordial: (espacio para la rúbrica) Fdo. Manuel Pérez
Puedes leer sobre la Carta de poder para procedimientos AQUÍ
